Planning des disponibilités

1. Planning des disponibilités, pour qui ?

Le planning de gestion des disponibilités Joynit est particulièrement adapté pour les organisations qui ont besoin de plus de transparence et d'un outils digital fluide pour suivre les disponibilités d'un groupe de personnes et leur affecter des taches ou des événements.

Le planning peut se consulter en vue mensuelle, en vue semaine ou encore sous forme de liste imprimable. Il est disponible sur ordinateur ainsi que sur application mobile et tablettes.

Exemples de cas d'usage:
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🔸 Renseigner les disponibilités d'un groupe de bénévoles
🔸 Allouer des formations à un groupe de formateurs
🔸 Gérer les absences au sein d'une équipe
🔸 etc.
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2. Comment configurer le planning des disponibilités ?

La première étape, tout à fait essentielle, est de lister et configurer les types personnalisés que souhaiter voir apparaître dans votre planning. Par exemple:
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🔸 Disponible (couleur verte)
🔸 Indisponible (couleur rouge)

Pour l'exemple d'une société devant affecter des formations à un groupe de coachs, on rajoutera les differents types de taches une fois affectés:
🔸 Formation présentielle
🔸 Formation en visio
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Chacun des types aura sa propre couleur, sa propre illustration par défaut. Vous pourrez ainsi créer facilement des éléments dans votre planning puis visualiser l'ensemble ou filtrer par type en quelques clics.

Pour cela rendez-vous dans les options activable de votre interface d'administration du planning, section Premium. Pour chaque entrée ajouter dans l'agenda, vous devez commencez par sélectionner son type.
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‍3. Comment affecter les disponibilité et les taches dans le planning ?

Un réglage vous permet de décider si le créateur d'un événement est automatiquement ajouté comme organisateur ou non. La notion d'organisateur est très importante car elle permet ensuite de filtrer facilement votre planning en fonction des organisateurs.

Par défaut laisser ce réglage sur "ON". Ainsi, chaque personne peut créer ses propres plages de disponibilité et indisponibilité.

Lorsque le coordinateur place une tache (un événement) pour une personne, le coordinateur se retire des organisateurs et affecte la personne choisie à la place.
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Utilisez intelligemment le concept d'organisateur pour affecter les disponibilités, indisponibilités, taches et événements aux bonnes personnes. Cela permet par exemple au coordinateur de créer et affecter les congés pour l'ensemble de l'équipe, mais aussi chaque personne peut renseigner ses propres absences et disponibilités en autonomie.

‍4. J'ai différentes équipes, comment faire un  planning pour chacune d'elles ?

Vous avez la possibilité de créer plusieurs plannings qui pourront se superposer les uns aux autres.
Cela vous donne un filtre supplémentaire pour afficher ou masquer tout un planning.
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Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous avez plusieurs équipes et groupes de personnes, ou bien plusieurs lieux par exemple, et que chaque équipe doit se concentrer sur ses taches tout en ayant une vision d'ensemble, avec tous les plannings cumulés.

‍5. Ajouter des informations aux éléments du planning

Joynit vous permet d'ajouter de l'information facilement accessible de 3 manières:
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🔸Le titre
🔸Le champs description
🔸Le chat intégré à l'événement
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Ces 3 éléments peuvent bien sur être combinés pour un usage optimale. Par exemple

Type: "Formation présentielle"
Titre: "Client ABC - Lyon"
Description: Formation chapitre 2/3 sur le thème digitalisation des entreprises.
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6. Choisir la visibilité entre les différents membres du planning

Vous pouvez choisir entre visible par tous de toutes les disponibilités, ou bien chaque personne voit uniquement son planning et seuls les admins voient tout.

Pour cela utilisez le réglage "ouvert" ou "restreint" au sein de chaque entrée dans le planning des disponibilités.
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‍7. Répliquer des disponibilités sur plusieurs dates

Le planning Joynit vous permet de dupliquer un événement existant sur plusieurs dates. Cela est particulièrement utile si vous avez par exemple des disponibilités ponctuelles à renseigner, par exemple chaque vendredi matin.

8. Indiquer qu'une tache du planning est réalisée

Il est possible de marquer un événement comme "a approuver", il apparaitra alors en orange dans le planning. Cela permettra ensuite de le marquer comme réalisé, il reprendre alors sa couleur normale.
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Vous pouvez ainsi faire la différence entre des taches allouées et acceptées.