Joynit est particulièrement adapté pour permettre l'ajout de RDVs dans un agenda accessible par un secrétariat téléphonique externalisé.
RDV, taches, réunions et absences dans un agenda simple et intuitif permettant l'ajout d'informations facilement (notes, documents).
Découvrez sur cette page nos recommandations pour configurer votre agenda.
1. Utiliser l'agenda Joynit avec un sécrétariat téléphonique externalisé
L'agenda Joynit est particulièrement adapté pour les entreprises travaillant avec un standard téléphonique déporté qui est amené à positionner des RDVs dans l'agenda.
🔸Le client final dispose de son agenda sur web et mobile.
🔸La société de secrétariat accède à l'agenda et peut ajouter facilement des RDVs.
L'agenda peut se consulter en vue mensuelle, en vue semaine ou encore sous forme de liste imprimable. Il est disponible sur ordinateur ainsi que sur application mobile et tablettes.
Le client est informé de chaque nouvel événement ajouté dans son agenda à l'aide d'une notification (et d'un email si nécessaire).
2. Les avantages pour la société de secrétariat téléphonique déporté
La société de secrétariat téléphonique externalisée dispose d'un accès sécurisé pour l'ensemble de ses télé-opérateurs à l'agenda Joynit de sa société cliente.
Les RDVs peuvent être ajoutés en quelques clics dans l'agenda de l'entreprise concernée.
Chaque agenda dispose de ses propres types d'événements pré-enregistrés (l'équivalent des motifs de consultation Doctolib). Chacun des types aura sa propre couleur, sa propre illustration par défaut. Vous pourrez ainsi créer facilement des éléments dans l'agenda puis visualiser l'ensemble ou filtrer par type en quelques clics.
Un réglage vous permet de décider si le créateur d'un événement est automatiquement ajouté comme organisateur ou non, dans le cadre d'une prise de RDV externalisée il faut utiliser OFF.
3. Les avantages pour la société qui recours à un secrétariat externalisé
La société cliente dispose d'un agenda pour consulter facilement tous les RDVs qui ont été pris par le standard téléphonique externalisé. L'agenda est accessible sur web et application mobile.
La société cliente peut modifier son agenda comme bon lui semble. Il est possible d'ajouter des période ou la prise de RDV n'est pas souhaitée (congés par exemple).
Elle est notifiée lorsque des RDVs sont ajoutés dans l'agenda.
Chaque événement de l'agenda est un espace digital qui permet d'enregistrer facilement:
- Des documents
- Des notes
- Un espace discussion
- Une adresse (visible sur la carte)
- Des photos
Etc.
4. En tant que société de secrétariat j'ai plusieurs clients, comment gérer ?
La société de secrétariat créé 1 agenda partagé Joynit par client.
Elle dispose depuis son interface d'administration d'un accès à l'ensemble des agendas de ses clients.
Elle peut ainsi positionner des RDVs facilement en changeant d'agenda avec simplicité et facilité.
Il est recommandé d'ajouter le lien de l'agenda au logiciel utilisé pour réceptionner les appels, ainsi, en fonction du numéro appelé, l'agenda correspondant s'ouvre directement.
5. Répliquer un RDV sur plusieurs dates
L'agenda Joynit vous permet de dupliquer un événement existant sur plusieurs dates. Cela est particulièrement utile si vous avez par exemple une tâche répétitive chaque mois ou programmer plusieurs RDVs.
Notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner et vous aider à configurer votre planning pour qu'il colle au plus près à vos besoins. Tout est possible, de nombreux réglages sont à votre disposition.
