Bonjour, merci beaucoup d’avoir accepté de témoigner aujourd’hui. Est-ce que vous pouvez commencer par vous présenter, ainsi que votre entreprise ?
Je suis Grégory, Directeur d’Exploitation depuis le 1er janvier. Dans ce rôle, je suis en charge de la gestion globale du planning, notamment la coordination des équipes de marbrerie et de porteurs. Je supervise également les achats et la gestion des stocks, en cherchant à optimiser les coûts grâce à la négociation des tarifs avec les fournisseurs. Je gère l’ensemble de la flotte automobile : entretien, révisions, renouvellement des véhicules, etc. En mon absence, la gestion du planning et du personnel est assurée par mon supérieur. Par ailleurs, j’assure la permanence téléphonique un week-end sur deux, ce qui inclut la gestion des imprévus liés au planning..
Avant d’utiliser Joynit, comment faisiez-vous pour organiser vos plannings ?
Avant janvier, la gestion du planning était centralisée sur une seule agence, ce qui posait de vraies difficultés.
Lorsque nous étions seuls sur site pour recevoir une famille, nous devions également gérer tous les appels liés au planning. Cela créait des situations délicates, surtout face à des familles pour qui ces interruptions peuvent être mal perçues.
Nous utilisons un agenda papier pour noter les départs, notamment au funérarium de Mareuil-lès-Meaux, qui accueille également des cérémonies organisées par d’autres pompes funèbres extérieures. Il fallait donc se coordonner pour assurer la présentation des départs, ce qui alourdissait la charge et complexifie la gestion quotidienne.
Depuis début janvier, un nouveau système a été mis en place, et c’est un véritable soulagement pour l’agence de Mareuil, tant en termes d’organisation que de sérénité dans l’accueil des familles.
Comment vous servez-vous de Joynit au quotidien dans votre organisation ?
Au départ, je cherchais simplement un agenda partagé sur Internet. Ma collègue m’a dit : « Trouve quelque chose de gratuit », mais pour moi, quand c’est gratuit, ce n’est jamais vraiment complet.
En cherchant, je suis tombé sur plusieurs solutions, mais celle-ci m’a particulièrement plu, notamment grâce à la présentation qui était bien faite et claire.
Je me suis dit : « Pourquoi pas ? », et c’est ce qui m’a amené à vous contacter pour organiser une démo.
Comment vous servez-vous de Joynit au quotidien dans votre organisation ?
Sur la première ligne de 6h du matin, je commence par noter tous les absents sur le planning. Ça me permet d’avoir une vision immédiate du nombre de porteurs disponibles pour la journée.
Par exemple, si une personne doit assurer la tenue d’une agence, je peux directement voir qui est disponible ou non sur les convois, ce qui me permet d’ajuster le planning en conséquence.
Je note également tous les rendez-vous des conseillers funéraires avec les familles, car dans ce cas, ils ne sont pas mobilisables ailleurs.
Je renseigne aussi les rendez-vous liés aux véhicules : une révision, un véhicule indisponible pendant une semaine… Et pour les rendez-vous précis à une heure donnée, j’indique qui y est affecté.
Tout cela me permet de savoir rapidement qui est disponible, et qui ne l’est pas.
Qu’est-ce que Joynit a changé pour vous depuis que vous l’utilisez ?
Depuis que j’utilise Joynit, la gestion du planning a complètement changé.
Avant, tout était sur un agenda papier — on devait parfois se balader avec, et c’était compliqué en déplacement ou en cas d’urgence. Aujourd’hui, grâce à l’application, même en transfert, en course ou en déplacement, je peux répondre rapidement aux demandes des agences, notamment pour les cérémonies.
Par exemple, lors d’une intervention d’urgence vendredi dernier, j’ai pu gérer la situation à distance sans bloquer l’organisation.
J’ai un téléphone dédié uniquement au planning, et je peux facilement transférer des missions à ma collègue pour qu’elle prenne le relais. On reste ainsi toujours synchronisé.
Autre point fort : lorsqu’une agence demande une cérémonie, même sans avoir encore tous les détails, je peux déjà indiquer s’il s’agit d’un service complet (avec église, etc.) et noter le nombre de personnes nécessaires, ce qui m’aide à anticiper la répartition des équipes.
Dès qu’on reçoit la fiche complète, je complète les informations dans la description de l’événement, et je peux ensuite générer le planning Via excel, qu’on imprime et envoie aux équipes.
En résumé, Joynit m’apporte plus de réactivité, de clarté et de coordination, même à distance. C’est un vrai gain d’organisation.
Est-ce que vous avez un exemple concret où Joynit vous a vraiment facilité votre travail ?
On mettait une croix pour poser une option, par exemple, en attendant la confirmation. Mais parfois, la cérémonie était annulée… Alors on utilisait du Tipp-Ex ou on barrait, ce qui faisait un agenda plein de ratures. Joynit a remplacé le Tipp-Ex sur mon agenda papier — aujourd’hui, tout est plus clair, plus propre, et plus simple à gérer.
Comment s’est passée la prise en main de l’outil ? Et la relation avec l’équipe Joynit ?
Il y a eu une mise à jour de l’application qui a vraiment tout changé : la nouvelle vue est beaucoup plus claire, ce qui a été un vrai plus pour nous.
Au début, pendant le premier mois, on faisait un peu un triple travail :
• on remplissait notre agenda papier,
• on complétait dans Joynit,
• et on a continué notre planning Excel.
Mais petit à petit, on s’est familiarisés avec l’outil, et ça s’est fait naturellement. J’ai fini par laisser tomber l’agenda papier, je gérais tout depuis Joynit en gardant un œil sur l’agenda par sécurité…
Et maintenant, ça fait bien deux mois qu’il est rangé dans le placard, et on ne travaille plus qu’avec Joynit.
On ne l’exploite pas encore à 100 %, par exemple on a arrêté de notifier certaines infos à nos collègues comme on le faisait avant, mais pour nos besoins actuels, c’est largement suffisant et ça fonctionne très bien.
Et pour ce qui est de l’équipe Joynit, je suis très satisfait. Vous nous avez très bien accompagnés, toujours disponibles, réactifs, à l’écoute… Franchement, vous êtes super !
À qui recommanderiez-vous Joynit aujourd’hui, et pourquoi ?
Je recommanderais Joynit à des établissements qui fonctionnent un peu comme le nôtre : des structures indépendantes mais faisant partie d’un groupe, avec une certaine autonomie sur la gestion quotidienne.
C’est un très bon outil, simple à utiliser, qui nous permet surtout d’être mobiles. Pour moi, c’est un vrai atout.
Après, je pense que Joynit est particulièrement adapté aux structures qui ont une certaine taille, avec plusieurs agences ou une organisation déjà bien en place. Pour les plus petites structures, le besoin peut être différent, notamment s’il y a peu de personnel.
Et si demain un établissement similaire au nôtre exprime un besoin, oui, je parlerai de vous sans hésiter !
