Un calendrier partagé est bien plus qu’un simple gadget. Véritable outil de communication entre les membres d’une équipe, il permet aussi d’animer la vie de l’entreprise, lorsqu’il est utilisé dans une dynamique verticale. Joynit vous présente dans cet article l’impact positif d’un agenda partagé en entreprise !
Qu’il s’agisse de gérer ses réunions d’équipe ou de créer des évènements visibles par tous les collaborateurs, disposer d’un calendrier partagé est devenu un incontournable en entreprise.
Cela est d’autant plus vrai lorsque les salariés ne travaillent pas tous dans les mêmes locaux. Entre les différentes agences, les commerciaux itinérants et les personnels en télétravail, il n’est pas toujours évident d’organiser des évènements ou de trouver des créneaux pour se rassembler.
Les agendas partagés en ligne permettent à tous ceux qui y ont accès d’avoir la même visibilité sur l’emploi du temps de chacun. Ils permettent donc de gagner un temps précieux et d’organiser en quelques minutes des évènements de grande envergure, qui auraient sans cela nécessité d’obtenir des retours individuels de chaque intéressé.
En un coup d’œil, les organisateurs obtiennent une vision d’ensemble des disponibilités de chacun. Pour mobiliser ses équipes, un chef de service peut avoir recours à un calendrier partagé afin de fluidifier la communication, et gérer la vie de son service de manière instantanée.
Vous vous demandez comment faire pour utiliser cette solution novatrice au mieux ? Rien de plus simple ! Il vous suffit de créer un agenda en ligne sur notre site, et de choisir le niveau d’accès que vous souhaitez (privé, public, professionnel). Vous obtenez un lien que vous pourrez partager avec les personnes de votre choix, par mail, SMS ou dans l’application Joynit. En quelques minutes, vous obtenez un outil partagé et prêt à être utilisé par les participants à votre projet.
Ce gain de temps est synonyme d’augmentation de la productivité, une ressource précieuse pour une entreprise, quel que soit son domaine d’activité !
Un calendrier partagé en entreprise peut revêtir diverses fonctions :
- Outil de coordination : en matière de pilotage de projet, la coordination est un élément fondamental pour le bon déroulement des opérations, mais elle peut représenter un défi lorsque l’on mène plusieurs projets de fronts, avec des intervenants différents et dispersés géographiquement. Un agenda partagé permet à ce titre d’assurer le suivi de chaque projet, et de rappeler à chacun les dates clés(réunions, dates de rendus, rendez-vous extérieurs...). Le calendrier partagé peut servir à définir les taches de chacun pour mieux répartir le travail et facilité la communication au sein de l’équipe chargée du projet.
- Outil de gestion du planning des équipes : un calendrier partagé permet de consulter le planning de chaque collaborateur et équipe. En fonction des droits d’accès de chacun, la visibilité diffère : un manager pourra avoir une vue d’ensemble du service, tandis que les salariés pourront connaitre l’agenda des collaborateurs avec lesquels ils sont amenés à travailler sur un projet par exemple. En cas d’attribution des droits de modification de l’agenda à un manager, il pourra ajouter de nouveaux rendez-vous. De la même manière, la gestion des rendez-vous peut être attribuée au secrétariat qui aura ainsi la visibilité des créneaux disponibles pour chaque manager.
- Outil de gestion des ressources : qu’il s’agisse de réserver une salle de réunion, un véhicule, du matériel informatique ou de loisir, un calendrier partagé est particulièrement utile ! Il suffit de consulter le planning pour vérifier qu’une ressource est bien disponible et la réserver.
- Outild ’organisation de la vie de l’entreprise : un calendrier partagé peut servir pour poster des évènements visibles des salariés dans l'entreprise. Sortiesentre collègue, activités sportives ou culturelles sur le temps de midi, organisation d’évènements par le comité d’entreprise ou par certains services :avec un agenda partagé, la communication pour faire vivre l’entreprise est facilitée.
Un agenda partagé peut donc avoir de multiplesutilisations en entreprise, selon les besoins des services et du personnel. Ildevient rapidement une ressource indispensable, sans laquelle l’on ne s’imagineplus travailler !
Un agenda partagé en ligne peut sembler pluscomplexe à mettre en place qu’un agenda papier, plus couteux en argent, entemps de formation et de prise en main. Toutefois, ces idées reçues sonterronées !
Un agenda partagé est bien plus pratique que sonhomologue papier, tout en restant aussi simple d’utilisation et facile àimplémenter. Un calendrier ou agenda partagé possède des fonctionnalitésdiverses : mise à jour instantanée, en temps réel, des modifications apportées; notifications envoyées à tous les utilisateurs concernés lorsque lecalendrier est modifié ; contrôle et visibilité des droits d’accès desutilisateurs...
Pour utiliser toutes ces possibilités, nulbesoin de formation : il suffit que les participants disposent d’un accès àinternet, depuis un ordinateur de bureau ou un appareil mobile, pour se connecterà l’agenda partagé. Une fois sur la plateforme, son utilisation est intuitive,il suffit donc de se laisser porter ! Elle vous permettra en toute simplicitéde consulter l'emploi du temps de vos collaborateurs, d’organiser le temps detravail de chacun en fonction des autres, ou encore de programmer en une seulefois des évènements qui ont lieu régulièrement (tous les lundis par exemple).
En outre, votre agenda partagé vous suit partout: grâce à notre application mobile, il est possible de garder près de vous votre emploi du temps à tout instant, et de recevoir instantanément la notification des modifications apportées par les différents participants.
Concernant l’implémentation d’un calendrier partagé en entreprise, la question peut se poser de la conformité d’un tel outil au regard de la protection des données personnelles. Pas d’inquiétude sur ce point avec Joynit : notre plateforme protège les données des utilisateurs, dans le respect de la règlementation RGPD, et n’est financée que par les abonnements des membres. Cela signifie également que notre plateforme est dépourvue de toute publicité indésirable !
Enfin, Joynit peut se synchroniser avec des logiciels de messagerie et de réunions en ligne : Skype, Google Meet, Slack... Un seul agenda peut être partagé sur différents services de messagerie instantanée ou d’email. Il est même possible de créer directement des réunions en ligne pour fluidifier les échanges : il ne vous sera pas nécessaire d’ouvrir l’application de messagerie pour accéder à un canal de discussion, Joynit est relié à vos systèmes préférés. Nos équipes maintiennent en outre la plateforme à jour des différents services de messagerie, afin de vous proposer la solution la plus moderne tout en maintenant un haut niveau de sécurité de vos données. Si votre entreprise dispose de son propre site Web, il est aussi possible d’intégrer Joynit à votre page, pour un accès facilité.
Un calendrier partagé n’est pas seulement un moyen de mieux communiquer au sein de l’entreprise, c’est également un formidable outil pour échanger avec les tiers. Joynit facilite la communication avec les prestataires externes, fournisseurs et tous les autres intervenants extérieurs à l’entreprise, en regroupant au même endroit tous leurs calendriers. L'accès à l'agenda est simple, ce qui permet de le partager avec n’importe qui, en leur fournissant seulement un lien de partage.
Que les utilisateurs fassent ou non partie de votre organisation, ils pourront participer et modifier l’agenda dès lors qu’un lien d’accès leur aura été fourni. Joynit permet également de créer des événements interactifs avec sondages, ce qui est idéal pour communiquer efficacement avec des tiers. Ce canal de discussion est sûr et offre la possibilité d’envoyer facilement des invitations et des rappels (par email, SMS ou notifications d’application) aux participants à un évènement, pour maximiser le taux de présence. Même si les utilisateurs n’appartiennent pas tous à la même entreprise, Joynit permet à chacun d’avoir une visibilité optimale sur le suivi du projet ou de l’évènement, et de synchroniser automatiquement l’agenda partagé à n'importe quel agenda personnel ou professionnel.
Vous l’avez compris, un agenda partagé est bien plus pratique que son alternative papier. Ses nombreuses fonctionnalités offrent aux différents acteurs de l’entreprise un gain de temps et d’efficacité inégalés, pour une meilleure productivité, tout en mettant l’accent sur la communication entre les personnes. Dématérialisation n’est pas synonyme de déshumanisation : chez Joynit, nous pensons au contraire que notre agenda partagé permet d’aller plus loin dans l’échange entre les personnes et renforce les liens au sein de l’entreprise. Notre plateforme 100% française a pour but de fédérer autour de projets et d’évènements, c’est pourquoi nous sommes engagés nous aussi dans de grandes causes ; nous soutenons notamment la Croix Rouge et le Secours Catholique. En entreprise, Joynit peut vous aider à faire la différence, à augmenter votre productivité, mais également à améliorer le bien-être des salariés. Rejoignez les 150 000 utilisateurs de notre plateforme et faites le choix d’une communication plus fluide dans votre entreprise ! Si vous voulez en savoir davantage sur les possibilités qu’offrent notre plateforme collaborative, et comment elle peut aider le développement de votre entreprise, n’hésitez pas à réserver une démo gratuite auprès de nos équipes :cela vous permettra de découvrir en situation réelle tout ce que notre solution peut vous apporter !
