La gestion du planning est un aspect essentiel de la vie professionnelle moderne. Pour qu'il soit adopté un planning doit être simple, efficace et ergonomique !
Qu'il s'agisse de coordonner les horaires d'une équipe, de planifier des rendez-vous et des déplacements à l'extérieur, ou de mettre en place des réunions internes productives, un planning bien configuré et habilement géré peut faire toute la différence. Dans cet article, nous explorerons les avantages d'une gestion efficace du planning en entreprise à travers trois cas d'utilisation différents : la gestion d'équipe, la planification des rendez-vous et des déplacements, ainsi que la planification des réunions internes.
Cas 1 : Gestion du planning d'équipe
La gestion du planning d'une équipe peut s'avérer complexe, surtout dans un environnement professionnel en constante évolution. Cependant, l'usage d'un planning est crucial pour assurer la coordination des membres de l'équipe et l'optimisation du temps. Voici comment un planning bien géré peut apporter des avantages considérables :
Exemples de cas d'utilisation :
Avantages :
Notre recommandation pour une bonne adoption du planning d'équipe:
Gérer un planning d'équipe peut vite être fastidieux. Il est ainsi important de bien configurer votre planning pour qu'il réponde parfaitement à vos besoins. Utilisez par exemple un code couleur par type d'événement, qui vous permettra d'appréhender visuellement et très rapidement votre planning. Ce code couleur peut être lié à des taches, des personnes ou des ressources. Prenez le temps de définir quelles seront les informations les plus importantes dans votre planning d'équipes et les filtres que vous allez souhaiter pouvoir utiliser.
Définissez une nomenclature précise pour nommer vos événements dans le planning. Le planning Joynit est particulièrement adapté pour les petites entreprises car il offre une solution simple et intuitive pour gérer de petites équipes entre 2 et 15 personnes. Votre planning doit être équipé d'une capacité à filtrer (par couleur, par personne) afin de trouver rapidement l'information dont vous avez besoin. Un véritable plus est également que la mise en page soit soignée afin que le planning puisse être imprimé facilement si besoin.
Un planning d'équipe soit être consultable et éditable facilement car c'est un outils qui sera utilisé au quotidien par votre équipe. Privilégiez une solution de planning disponible sur web ainsi que sur application mobile. L'ergonomie doit permettre de filtrer facilement ainsi que de changer l'échelle temporelle (journée, semaine, mois).
Commencez par un premier test en créant une semaine type. Cela vous permettra de visualiser le résultat et si nécessaire ajuster votre approche. Une fois que la bonne configuration est obtenue, ajouter l'ensemble de vos équipe. Pour une adoption réussie, tous les points de friction doivent avoir été identifiés et résolus en amont par le responsable de la mise en place du planning.
Cas 2 : Planning des rendez-vous et déplacements à l'extérieur
La planification des rendez-vous et des déplacements à l'extérieur peut être un défi, en particulier pour les professionnels en déplacement fréquent. Un planning bien organisé peut simplifier cette tâche et offrir plusieurs avantages importants :
Exemples de cas d'utilisation :
Avantages :
Notre recommandation pour choisir un planning de gestion des déplacements exterieurs:
Lorsqu'il s'agit de planning pour programmer des RDV à l'extérieur (RDVs clients ou interventions comme c'est souvent le cas pour de petites entreprises, PME et artisans) il est hautement bénéfique de pouvoir inscrire dans le planning toutes les informations utiles. Ces informations peuvent être le nom du client (qui s'ajoute souvent dans le titre), des précisions sur le contexte (que l'on ajoute en description), des photos (avant ou après l'intervention) ainsi que des documents (devis, facture, compte rendus).
Le planning Joynit offre en outre un espace de discussion attaché à l'événement qui permet de partager des notes et discuter en interne autour du RDV. La carte interactive permet de gagner du temps car le membre de l'équipe peut consulter très facilement le lieu de RDV, l'ajouter à son GPS et s'y rendre.
La gestion de RDVs externes implique de nombreuses informations qu'il est très utile de pouvoir centraliser dans le planning. Ces informations doivent être accessibles facilement depuis le web et surtout depuis une application mobile puisque lors des déplacements l'ordinateur n'est pas accessible: le planning sera consulté et mis à jour exclusivement sur smartphone !
De plus, les professionnels en déplacement doivent optimiser au maximum leur temps. Le planning doit ainsi être ergonomique, intuitif et complet pour offrir cette souplesse et cette facilité au quotidien.
L'affectation des RDVs externes au bon collaborateur doit se faire en quelques clics, avec une vue globale du planning pour les administrateurs et des vues individuelles pour les membres.
Cas 3 : Planning des réunions internes
Les réunions internes sont un élément clé de la vie professionnelle, mais elles peuvent rapidement devenir contre-productives si elles ne sont pas correctement planifiées. Un planning bien élaboré peut transformer ces réunions en des événements utiles et efficaces :
Exemples de cas d'utilisation :
Avantages :
Notre recommandation pour un planning des réunions internes
Pour qu'un planning soit adopté et utilisé, en particulier pour un usage ponctuel il doit être très facile d'accès et simple à utiliser. Joynit a par exemple développé un système de partage de planning par simple lien et code accès, sans forcer d'inscription de compte utilisateur. Plus le partage du planning est simple, plus vous avez de chance que celui-ci soit adopté !
Vous pouvez également porter une attention toute particulière aux notifications (push sur application mobile) et email qui sont activables. Par exemple, dès lors qu'un nouvel événement est ajouté au planning vous pouvez notifier les membres du planning. Il est idéal de pouvoir gérer des relances automatiquement par emails pour des personnes invitées à un événement du planning qui n'auraient pas encore répondu.
Nos conclusions
En résumé, la gestion efficace du planning est un atout inestimable dans le monde professionnel. À travers les trois cas d'utilisation que nous avons explorés, nous avons pu constater les avantages tangibles qu'une telle gestion peut apporter. Il est donc vivement recommandé d'intégrer une planification réfléchie dans votre routine professionnelle, en prenant bien soit de configurer votre outil de manière optimale. De nombreux outils et méthodes sont disponibles pour vous aider à gérer votre planning de manière efficace, alors n'hésitez pas à les explorer. En fin de compte, un planning bien géré peut vous faire gagner du temps, améliorer la collaboration et augmenter la productivité de votre équipe, ce qui se traduira par des résultats positifs pour votre entreprise.
