Animer une communauté avec des nombreux événements qu’ils soient IRL “In Real life” ou bien en ligne en visioconférence peut rapidement tourner au casse tête si l’on a pas les bons outils pour communiquer avec les membres de son club, association ou entreprise.
Passons en revue les 7 principaux avantages d’un calendrier partagé tel que Joynit pour créer et communiquer autour de vos évènements.
La vue calendrier en ligne offre une vision immédiate, ordonnée et synthétique indispensable pour que les membres de votre club, association ou entreprise gardent un œil sur le programme des évènements à venir. A l’inverse, des discussions par email ou encore au sein d’un groupe de discussion comme WhatsApp seront vite surchargées et confusantes pour pouvoir suivre le fil des évènements et se rappeler des dates clé.
Un calendrier partagé de gestion d’événements en ligne permet de suivre facilement les participations (RSVP) pour chaque événement. Les invités accèdent à l’événement à l’aide de son lien unique ou bien en cliquant depuis le calendrier partagé puis confirment leur participation. Ils peuvent également, si le créateur l’a autorisé, voir quels sont les autres participants ayant confirmé leur présence. Cela peut contribuer à créer des cercles vertueux favorisant l’engagement au sein de votre communauté (club, association ou entreprise). Les organisateurs gardent en outre la possibilité d’ajouter des participants manuellement à tout moment.
Limiter le nombre de participants à vos événements pour suivre les règles liées à la pandémie du Covid-19 ou bien plus simplement au nombre de places disponibles. Le calendrier partagé Joynit permet de définir un nombre maximum de participants acceptés pour chaque événement. Lorsque le nombre maximal est atteint, un message l’indique aux personnes souhaitant participer et il faut attendre un désistement. Il est bien plus aisé de procéder de la sorte que d’essayer de noter à la main sur un fichier Excel ou encore un cahier qui peut vite tourner au cauchemar.
Centraliser tous vos événements en ligne au sein d’un calendrier partagé permet de le rendre facilement accessible à plusieurs organisateurs en même temps. Vous serez probablement plusieurs gérants au sein de votre association ou votre entreprise à coordonner les invitations La tâche peut alors rapidement devenir très complexe et chaotique pour rester synchronisé entre tous les organisateurs et les multiples événements. Le calendrier partagé offre ainsi une solution appréciable de part son caractère centralisé, synchronisé et unique pour l’ensemble de votre communauté et se révèle très efficace s’il y a plusieurs administrateurs. Sur Joynit pensez à prendre l’option Premium ou Platinium pour pouvoir ajouter plusieurs administrateurs à votre calendrier partagé.
Un calendrier partagé en ligne vous permet de programmer des rappels automatiques qui seront envoyés à vos participants avant le rendez-vous. Afin d’assurer une participation optimale et que personne n’oublie de se présenter ou de se connecter le jour J, le calendrier partagé enverra automatiquement des notifications de rappel aux participants via les notifications push s’ils ont l’application mobile ou bien par email ou encore par SMS. Sur Joynit ces notifications de rappel sont programmables au choix de l’organisateur 48h, 24h et 1 heure avant la tenue de l’événement ainsi que le mode d’envoi (email/sms) qui est sélectionné au préalable dans les réglages du calendrier en ligne. Ces rappels programmés sont forts appréciables car ils évitent à l’organisateur la tâche chronophage consistant à rappeler individuellement à chacun qu’il ne faut pas oublier de venir !
Votre outil calendrier en ligne permettra en outre une communication plus ciblée pour chacun de vos événements. La plateforme Made in France Joynit permet par exemple de rédiger un message personnalisé qui sera transmis au moment de votre choix à tous les participants de manière automatique. L’organisateur économise ainsi un temps précieux lorsqu’il s’agit de diffuser des informations importantes (par exemple, “pass sanitaire obligatoire !”) et s’assure que personne n’est oublié en cours de route. Le chat dédié à chaque événement permet également d’éviter les discussions de groupe et le SPAM au sein d’une chaîne d’emails ou d’un groupe Whatsapp alors que tout le monde ne sera pas forcément intéressé par la manifestation en particulier dont il est question car la conversation n’est pas dédiée à un objet en particulier.
Répliquer des évènements sur plusieurs dates et renvoyer des invitations peut être fait en un clin d’œil avec un outil numérique. La calendrier en ligne Joynit offre un grand nombre de fonctions clés en main pour les organisateurs afin de faciliter les tâches administratives liées à l’organisation. Il est probable que des évènements similaires ou du même type auront lieu au sein de votre association, club ou entreprise. Le calendrier partagé de communauté permet de simplifier la création de vos événements fréquents ou récurrents. La commande répliquer reprendra tous les paramètres clés de l’événement en ligne et les appliquera pour créer un nouvel événement à la nouvelle date sélectionnée dans le calendrier.
