Joynit a été sélectionné par la ville de Paris comme agenda partagé pour les Jeux Olympiques Paris 2024 pour tous les événements dédiés aux journalistes Français et internationaux couvrant les jeux.
L'agenda partagé des événements a ainsi intégré 400 événements sur 2 semaines, pour un peu plus de 2000 journalistes couvrant les JO.
Les JO étant une vitrine mondiale et les événements à destination de la presse du monde entier, le niveau d'exigence était élevé et les objectifs très précis.
L'agenda partagé a été configuré avec plusieurs types d'événements bien distincts afin de permettre aux journalistes et aux équipes admin de bien identifier le programme des événements à venir et filtrer avec un code couleur bien visible.
De plus, un sous-agenda partagé a été utilisé afin de segmenter les événements suivant qu'ils se déroulent à l'intérieur du press media center ou bien à extérieur.
Il est ainsi possible de filtrer facilement par type d'événement ainsi que d'afficher l'ensemble de deux agenda ou bien seulement l'un des deux
L'agenda partagé peut contenir des événements Ouverts (Visibles à tous) à tous ainsi que des événements Restreint qui ne seront visibles que des admins et de certains invités sélectionnés. La fonctionnalité événements restreints peut etre utilisée pour créers des évenements VIP exclusivement sur invitation.
En cliquant sur un événement, on accès à la page interactive de l'événement. Celle-ci comprend tous les détails utiles, adresse, date et heure ainsi qu'un visuel de présentation. Il est de plus possible d'ajouter des documents et des photos dans la page interactive de l'événement.
Pour la ville de Paris aux JO 2024 tous les événements ne nécessitaient pas forcement une inscription au préalable. Dans les réglages de chaque événement Joynit permet de choisir si le bouton Participer (qui permet de s'inscrire) est visible ou non.
Egalement, la liste des participants devait être visible des admins mais pas des journalistes, avec la possibilité pour les admin d'exporter facilement sur Excel et également d'inscrire manuellement certaines personnes.
L'agenda des événements Joynit permet de gérer toutes ces contraintes via les réglages de chacun des événements créés.
Un autre aspect important était la capacité à pouvoir limiter le nombre d'inscrits sur chacun des événements et afficher clairement les événements qui étaient complets. L'agenda des événements Joynit permet nativement de controler facilement le nombre de personnes pouvant s'inscrire à l'évènement.
Pour s'inscrire à un événements les journalistes n'ont pas besoin d'avoir un compte Joynit. Ils peuvent simplement saisir leur emails, nom et prénom.
Néanmoins, afin d'éviter d'avoir à saisir de nombreuses fois les mêmes informations, Joynit offre la possibilité de se créer un compte sécurisé avec un mot de passe, ce qui permet une fois connecté d'enregistrer sa participation en 1 clic.
A chaque participation, un email de confirmation est envoyé au participant, avec le fichier ics correspondant qui permet une détection et un ajout automatique à l'agenda par défaut de l'utilisateur.
Durant les JO Paris 2024 les journalistes accrédités ont eu accès à un site dédié Paris Media Center. Les événements de l'agenda partagé Joynit ont été affichés directement sur le site Paris Media Center grâce à la fonctionnalité Joynit Iframe Intégration (en savoir plus sur le plugin agenda)
Plusieurs vues sont disponibles en plugin agenda i-frame (agenda, carrousel, fil des événements à venir)
Il était ainsi très simple pour les journalistes de voir en un coup d'oeil les prochains événements à venir directement depuis le site officiel de la ville de Paris.
Les organisateurs ont pu concevoir le planning des événements en s'appuyant notamment sur la vue planning semaine. Celle ci offre une vision d'ensemble de tous les événements programmé.
Les filtres par types (code couleurs) et agenda et sous agendas sont bien sûr une grande aide pour préparer l'organisation des événements.
L'application mobile Joynit se télécharge gratuitement sur iphone et sur android. A l'inscription, il est possible de rentrer le code d'accès d'un agenda partagé, exemple "JO2024" et ainsi accéder immédiatement à l'ensemble de l'agenda des événements visé.
Les avantages de l'application mobile Joynit sont:
L'agenda partagé des événements Joynit a été la solution choisie par la ville de Paris pour l'ensemble des événements à destination des journalistes du monde entier, tous plus ou moins technophiles.
L'organisation et la participation aux événements s'est magnifiquement déroulée. Les informations, mise à jour, et événements à mettre en avant ont pu être présentés de manière harmonieuse et efficace.
Cet exemple correspond à l'usage de l'agenda de événements
