Bien choisir le calendrier partagé pour son association, notre comparatif

Par Thibault Court le 5 Décembre 2019

Vous êtes à la recherche d’une solution pour animer et gérer votre communauté (association, club ou une entreprise) et vous pensez qu’un agenda partagé vous permettrait de mieux circuler l’information au sein de votre groupe ?

Bien choisir son calendrier partagé est fondamental car il sera fréquemment utilisé par tous les membres de votre association et devra faire l’unanimité pour être adopté durablement.

Joynit vous propose un comparatif de plusieurs calendriers partagés pour vous aider à faire le bon choix votre communauté avec une liste de 12 critères simples mais efficaces :

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La plupart des associations ayant un petit budget, il est important que l’agenda partagé puisse être gratuit pour votre association. Il pourra néanmoins éventuellement disposer d’options premium payantes plus sophistiquées pour les grandes associations qui nécessitent un degré de coordination plus élevé pour gérer l’ensemble de leurs événements avec une efficacité et un contrôle accru.

Le critère le plus important dans la sélection de votre calendrier partagé est certainement la facilité d’accès pour l’ensemble vos membres.

Par exemple, sur l’agenda Google il est indispensable que chacun se soit créé au préalable un compte @gmail.com, ce qui représente une contrainte forte.

Tout le monde ne dispose pas forcément et ne souhaite pas nécessairement s’ouvrir une adresse email supplémentaire sur Google.

Privilégiez une solution qui comme Joynit - www.joynit.fr vous permettra de rendre visible l’agenda partagé simplement à l’aide d’un lien vers la page profile de votre association et de votre calendrier partagé. L’adoption sera nettement plus aisée au sein de votre communauté.

L’existence d’une application mobile est un autre aspect presque indispensable aujourd’hui. En tant qu’organisateur, vous posterez très certainement les événements dans l’agenda partagé de la communauté depuis votre ordinateur. En revanche, les membres consulteront et suivront le programme à 80% depuis les notifications reçues sur leur smartphone.

Mettre à disposition une application mobile pour interagir, répondre aux invitations et échanger des messages via le tchat intégré de votre calendrier d’association vous sera très utile pour aider bien coordonner votre organisation et assurer la participation de vos membres.

Parmi tous les événements qui pourront être partagés, certains seront certainement réservés à certains invités uniquement et d’autres devront à l’inverse être visibles de l’ensemble des membres de votre communauté. Choisissez un calendrier partagé qui vous offrira une gestion simple et rigoureuse des droits d’accès à chacun des événements.

Le calendrier partagé Joynit vous permet par exemple de créer une communauté publique, privée ou même secrète, puis de gérer la visibilité de chacun des événements créés au sein de l’agenda de la communauté.

Dans l’éventualité ou vous devez organiser des événements avec un nombre de places limité, qu’il soit payant ou gratuit, vous devrez alors recourir à une billetterie en ligne. Optez pour une solution qui intègre déjà cette fonctionnalité dans le calendrier partagé choisi pourra vous simplifier la vie.

Comme vous le savez, mobiliser plusieurs personnes peut rapidement devenir un casse-tête. C’est pourquoi des fonctionnalités supplémentaires permettant d’intégrer un sondage de date, d’heures ou encore de lieu directement dans votre agenda partagé pourront vont être des atouts très précieux dans votre gestion de votre communauté.

Les membres de votre communauté pourront aller consulter spontanément le programme des événements sur le calendrier partagé. Pour augmenter l’engagement et dynamiser votre groupe une excellente solution est l’utilisation d’une newsletter régulière récapitulant les prochains événements à venir. Évitez de perdre du temps en préparant chaque semaine ce précieux email en optant pour un calendrier partagé qui vous propose directement l’option avec une intégration parfaite !

Pour éviter de submerger les boites emails de vos membres avec de multiples échanges qui deviennent rapidement impossible à suivre dès lors qu’une dizaine de personnes se mettent à répondre à la suite, privilégiez un calendrier en ligne qui inclus une messagerie instantanée (un chat), celle-ci permettra aux membres d’échanger entre eux avec plus de facilité et de poser des questions aux organisateurs qui pourront y répondre rapidement.

Dans le même registre, donner la possibilité à vos membres de partager des photos, des documents et des vidéos directement dans les événements créés au sein de l’agenda partagé de l’association apporteront une dimension sociale très appréciée.

Découvrez dans la vidéo suivant le 1er calendrier partagé social pour les associations:

Un autre critère essentiel est la capacité à gérer des groupes ou listes de membres, et éventuellement plusieurs agendas partagés distincts mais connectés entres eux.

Prenons l’exemple d’un réseau d’association :

Avoir la possibilité de disposer d’une calendrier partagé proposant une option pour visualiser le planning des autres associations et ainsi éviter les conflits de programmes peut vous apporter un avantage énorme en terme d’organisation.

Le calendrier partagé Joynit inclut cette fonctionnalité très rare mais aussi très utile pour coordonner les associations à l’échelle d’un campus ou d’une ville.

Une option pour connecter des API telles que Meetup, Eventbrite ou encore Slack pourront également faciliter l’adoption de la solution d’agenda partagé choisi pour votre association ou votre entreprise. Cela vous évitera par exemple d’avoir à créer plusieurs fois les événements et/ou à les relayer sur plusieurs plateformes manuellement afin de vous assurer le maximum de visibilité.

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D’autres critères peuvent intervenir, comme le nombre de membres à connecter au sein de l’agenda partagé de votre association ou encore le nombre d’administrateurs pouvant gérer les événements.

Prenez également en compte ergonomie et la simplicité d’utilisation de votre solution de calendrier partagé:

Un calendrier partagé google peut rapidement devenir peu lisible et très indigeste car il s’agit avant tout d’un outil de bureautique de productivité et non d’une plateforme pour aider une association à s’organiser.

A l’inverse, une plateforme généraliste comme Joynit vous permettra sans aucun problème de communiquer avec des centaines de membres tout en proposant un agenda partagé aisément accessible pour chacun d’eux à l’aide d’un simple lien.

Découvrez en plus sur la page dédié à l’agenda partagé joynit: www.joynit.fr/calendrier-partage/

Prenez le temps de débattre de la solution avec vos membres, leur avis sera décisif pour que le nouvel agenda partagé soit adopté rapidement et avec succès !

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